L'importanza della trasparenza dei processi
Secondo il tradizionale modello di servizio di outsourcing, i clienti si trovano spesso in un punto cieco delle informazioni dopo aver inviato le loro richieste. Non conoscono lo stato di avanzamento del progetto, non possono prevedere i tempi di consegna e hanno difficoltà ad intervenire in anticipo quando sorgono problemi. Questa asimmetria informativa porta all'ansia del cliente e alla possibile perdita di opportunità di intervento. La trasparenza del processo significa che i fornitori di servizi aprono ai clienti le informazioni sullo stato di avanzamento del progetto in modo che i clienti possano comprendere lo stato del progetto in tempo reale. Il significato di trasparenza è creare fiducia e informazioni aperte per riflettere l'integrità e la professionalità del fornitore di servizi. Ridurre l'ansia. I clienti sanno che il progetto sta procedendo normalmente e riducono l'ansia dell'attesa. Fornire avvisi tempestivi, avvisare tempestivamente i clienti in caso di problemi e prendere decisioni congiunte. Il coordinamento è facilitato e i clienti possono organizzare il lavoro di follow-up in base ai progressi. Migliorare la soddisfazione, un'esperienza di servizio trasparente migliora la soddisfazione del cliente.
Progettazione di nodi informativi dell'intero processo
La trasparenza completa del processo richiede la progettazione di nodi informativi chiari. Conferma di ricezione del documento, conferma della ricezione dei documenti del cliente e notifica del tempo di valutazione stimato. Notifica di completamento della valutazione, completamento della valutazione tecnica, conclusione di fattibilità e preventivo. Promemoria conferma preventivo, ricorda ai clienti di confermare il preventivo, promemoria timeout. Notifica di inizio progetto. Dopo aver ricevuto la conferma, il progetto verrà lanciato ufficialmente e verranno comunicati i tempi di consegna stimati. L'elaborazione del file è completata, il taglio è completato ed è pronto per essere stampato sulla macchina. La stampa viene avviata, informa dell'inizio della stampa e informa del tempo di stampa stimato. La stampa è completata e al termine della stampa viene avviata la fase di post-elaborazione. Avanzamento della post-elaborazione, rimozione del supporto, trattamento superficiale e altri collegamenti. Per l'ispezione di qualità, inserire il collegamento di ispezione e informare gli elementi di ispezione. Avviso di consegna, imballaggio completo e consegna e numero dell'ordine logistico. La conferma di consegna conferma la ricezione del cliente e il progetto è chiuso. Ogni nodo dovrebbe avere registrazioni orarie e descrizioni di stato chiare.
Canali e strumenti di trasmissione delle informazioni
La trasmissione trasparente delle informazioni richiede canali e strumenti efficaci. Piattaforma online, creazione di una piattaforma di servizio clienti, i clienti possono accedere per verificare lo stato del progetto. Push dei messaggi: invia informazioni sui nodi chiave tramite e-mail, SMS, WeChat, ecc. Visualizzazione dei progressi, utilizzando grafici, sequenze temporali, ecc. per visualizzare visivamente i progressi del progetto. La condivisione dei file fornisce le funzioni di visualizzazione e download dei file di progetto. La comunicazione online e gli strumenti di messaggistica istantanea integrati facilitano la consultazione dei clienti. Applicazione mobile: fornisci un'app mobile che i clienti possono visualizzare sempre e ovunque. Impostazioni di notifica, i clienti possono impostare i tipi di notifiche che interessano e il modo in cui riceverle. La costruzione di sistemi di strumenti è la base tecnica per servizi trasparenti.
Gestione trasparente di situazioni anomale
La trasparenza non si riflette solo nei processi normali, ma anche nella comunicazione sincera di situazioni anomale. In caso di anomalie di stampa, come errori di stampa o qualità anomala, il cliente verrà avvisato il prima possibile e verranno spiegate le ragioni e le soluzioni. Se il programma subisce ritardi, ad esempio a causa di guasti alle apparecchiature o carenza di materiale, il cliente verrà tempestivamente informato e verrà fornito un nuovo orario stimato. I rischi legati alla qualità, come i potenziali problemi di qualità scoperti durante l'ispezione, informano in modo proattivo i clienti e forniscono soluzioni. Cambiamento dei requisiti, come modifiche proposte dai clienti, comunicazione trasparente dell'impatto del cambiamento e piano di trattamento. La gestione di situazioni anomale è un momento critico per testare l’integrità dei fornitori di servizi. Una comunicazione sincera può risolvere i problemi, mentre l’occultamento aumenterà le perdite.
L'estensione del valore dei servizi trasparenti
I servizi trasparenti possono estendere più valore. L'accumulo di dati e i dati di processo del progetto forniscono la base decisionale per entrambe le parti. Ottimizzazione dei processi, scoperta dei colli di bottiglia dei processi attraverso l'analisi dei dati e continua a migliorare. L’innovazione collaborativa e la condivisione trasparente delle informazioni promuovono l’innovazione collaborativa tra entrambe le parti. L'empowerment del cliente consente ai clienti di comprendere il processo di servizio e migliorare le proprie capacità di gestione dei progetti. Il passaparola si diffonde e l'esperienza di servizio trasparente stimola i consigli dei clienti. I servizi trasparenti non sono solo metodi di servizio, ma anche concetti di servizio e strategie competitive, che possono creare vantaggi differenziati.
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